執筆者：Hakky AI
【中小企業向け】労務管理の課題とは？解決策と効率化のヒント
- 中小企業は法令遵守、多様な働き方、業務効率化という労務管理の課題に直面しています。
- 法令遵守には労働時間や賃金台帳の管理が不可欠。システム導入で効率化を図りましょう。
- 就業規則を見直し、テレワークや短時間勤務など柔軟な働き方を支援しましょう。
はじめに
中小企業における労務管理は、法令遵守、多様な働き方への対応、業務効率化という3つの主要な課題に直面しています。労働基準法や最低賃金法などの法令を遵守し、違反によるリスクを避けることは企業の責務です。
また、テレワークやフレックスタイム制など、多様化する働き方に対応するための柔軟な制度設計と、従業員のメンタルヘルスケアが求められます。
さらに、煩雑な労務管理業務を効率化するために、システムの導入や業務プロセスの見直しが不可欠です。これらの課題を解決することで、従業員エンゲージメントの向上と企業の持続的な成長が実現します。
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中小企業における労務管理の現状と課題
中小企業では、法令遵守、多様な働き方への対応、労務管理業務の効率化という3つの主要な課題が顕在化しており、これらが企業の持続的な成長を阻む要因となっています。
法令遵守の徹底の難しさ
中小企業における法令遵守は、労働基準法や最低賃金法といった基本的な法律の遵守から、最新の法改正への対応まで多岐にわたります。
しかし、多くの中小企業では、専門知識を持つ人材の不足や、日々の業務に追われる中で法改正情報の収集が遅れるといった課題を抱えています。
特に、給与計算ソフトの導入率は中小企業で41.6%に留まり、多くの企業がExcelや手作業で勤怠管理を行っている現状があります。
その結果、「計算・入力ミスや漏れ」や「事務処理に時間がかかる」といった問題が生じ、法令違反のリスクを高めています。
また、中小企業では担当者が複数業務を兼任することが多く、労務管理に十分な時間を割けないことも、法令遵守を困難にする一因です。
47都道府県に設置された「働き方改革推進支援センター（仮称）」のような専門家による相談支援を活用し、法改正への迅速な対応と正確な労務管理体制の構築が求められます。
多様な働き方への対応の遅れ
テレワークや時短勤務といった多様な働き方は、従業員のワークライフバランスを向上させ、優秀な人材の確保に繋がる重要な要素です。
しかし、中小企業ではこれらの制度導入が遅れている現状があります。
その背景には、制度設計や運用に関するノウハウ不足、情報セキュリティ対策への懸念、コミュニケーション不足による業務効率の低下などが挙げられます。
また、テレワーク導入には、適切な労務管理体制の構築が不可欠ですが、中小企業ではそのためのシステム導入やルール整備が追いついていないケースが見られます。
多様な働き方に対応するためには、就業規則の見直しや、従業員のニーズに合わせた柔軟な制度設計が求められます。
さらに、テレワーク環境下でのコミュニケーションを円滑にするためのツール導入や、従業員のメンタルヘルスケアにも配慮が必要です。
労務管理業務の効率化の必要性
中小企業における労務管理業務は、依然として手作業に頼る部分が多く、非効率な状況が続いています。
7割から8割の企業がExcelや手書きで勤怠管理や労務管理に対応しており、その結果、担当者の負担が増大し、人的ミスも発生しやすくなっています。
特に、労働時間の記録が曖昧であったり、残業代の計算が煩雑であったりするケースが多く、法令違反のリスクを高めています。
このような状況を改善するためには、労務管理システムの導入が不可欠です。
勤怠管理システム、給与計算システム、人事管理システムなどを導入することで、業務の自動化、ペーパーレス化、データの一元管理が可能となり、大幅な効率化が期待できます。
また、システム導入だけでなく、業務プロセスの見直しや、担当者のスキルアップも重要です。
労務管理システムの導入と運用を通じて、中小企業はより戦略的な労務管理を実現し、企業の成長に貢献することができます。
| 管理方法 | 割合 |
|---|---|
| Excelや手書き | 7割から8割 |
| 給与計算ソフト | 41.6% |
労務管理における法令遵守の重要ポイント
労務管理における法令遵守は、企業経営の根幹を支える重要な要素です。本セクションでは、労働時間管理、賃金台帳管理、労働契約の明確化という3つの重要なポイントに焦点を当て、企業が法令を遵守するための具体的な方法を解説します。
労働時間管理の徹底
労働時間管理は、従業員の健康と企業の生産性を維持するために不可欠です。労働基準法に基づき、企業は従業員の労働時間を正確に把握し、適切な休憩時間を与える必要があります。
具体的な方法としては、ICカードやPCログを用いた勤怠管理システムの導入が挙げられます。これにより、従業員の出退勤時間を正確に記録し、残業時間を自動的に集計することが可能です。
また、36協定を締結する際には、残業時間の上限規制を遵守し、特別条項を設ける場合でも、従業員の健康に配慮した時間外労働の設定が求められます。過労防止のため、ノー残業デーの設定や、残業時間の事前申請制度の導入も有効です。
これらの対策を通じて、企業は法令遵守を徹底し、従業員のワークライフバランスを支援することができます。
賃金台帳の適正な管理
賃金台帳は、従業員の賃金に関する情報を正確に記録・管理するための重要な書類です。労働基準法では、賃金台帳に記載すべき項目が定められており、従業員名、労働時間、賃金の計算方法、控除額などを適切に記録する必要があります。
賃金台帳の管理方法としては、システム化された給与計算ソフトの導入が効果的です。これにより、賃金の計算ミスを減らし、法令改正にも迅速に対応できます。
また、最低賃金法に基づき、地域ごとの最低賃金を遵守し、割増賃金の計算も正確に行う必要があります。例えば、時間外労働、休日労働、深夜労働に対する割増賃金は、それぞれ法定の割増率に基づいて計算しなければなりません。
これらの法令を遵守することで、企業は従業員からの信頼を得て、労働紛争のリスクを低減することができます。
労働契約の明確化
労働契約は、企業と従業員間の権利義務関係を明確にするための重要な契約です。労働契約法では、企業は従業員に対して労働条件を明示する義務があり、労働時間、賃金、休日、就業場所などを書面で通知する必要があります。
労働契約書の作成は、口頭での合意だけでなく、書面による確認を行うことで、後々のトラブルを防止する効果があります。契約内容としては、試用期間の有無、契約期間、退職に関する事項などを明確に記載することが重要です。
また、就業規則との整合性を保ち、法令に違反する内容が含まれていないかを確認する必要があります。労働条件の変更を行う場合には、従業員の同意を得る必要があり、合意内容を書面に残すことが望ましいです。
これらの措置を通じて、企業は労働契約に関するトラブルを未然に防ぎ、従業員との良好な関係を築くことができます。
多様な働き方に対応するための就業規則の見直し
多様な働き方を実現するためには、就業規則の見直しが不可欠です。テレワーク、短時間勤務、副業・兼業など、柔軟な働き方を支援するための規則整備が求められます。
テレワーク規定の整備
テレワークを導入する際には、就業規則に明確な規定を設けることが重要です。2025年の育児・介護休業法改正では、育児のためのテレワーク導入が努力義務化されました。
テレワーク規定では、対象者の範囲、勤務場所、労働時間、コミュニケーション方法、セキュリティ対策などを具体的に定める必要があります。例えば、テレワーク時の労働時間管理は、自己申告制だけでなく、勤怠管理システムの導入を検討することで、より正確な管理が可能です。
また、テレワーク環境下での従業員のメンタルヘルスを考慮し、定期的なオンライン面談や相談窓口の設置も効果的です。情報漏洩リスクを防ぐために、セキュリティに関する研修を実施し、VPN接続の義務化や私用デバイスの利用制限などの対策を講じることが求められます。
短時間勤務制度の導入
短時間勤務制度を導入する際には、対象となる従業員の範囲や申請方法、労働時間、賃金の計算方法などを明確に定める必要があります。短時間勤務制度は、育児や介護といった事情を抱える従業員が働きやすい環境を提供するために有効です。
導入にあたっては、まず従業員のニーズを把握し、制度設計に反映させることが重要です。労働時間については、通常勤務との差を明確にし、賃金計算方法も比例配分や固定給など、適切な方法を選択します。
例えば、所定労働時間が6時間の場合、社会保険料の加入条件や有給休暇の付与日数なども変更となるため、注意が必要です。また、短時間勤務者の業務範囲や責任範囲を明確にし、周囲の従業員との連携を円滑にするための工夫も求められます。制度導入後も、定期的に従業員からのフィードバックを収集し、改善を重ねることが重要です。
副業・兼業の許可
副業・兼業を許可する際には、企業と従業員の双方にとってのメリットとデメリットを考慮し、明確なルールを定めることが重要です。厚生労働省の事例集にもあるように、多くの企業が従業員の副業・兼業を認める方向で準備を進めています。
就業規則においては、労務提供に支障がない場合に副業・兼業を認める旨を明記し、労働時間の通算管理についても規定する必要があります。副業・兼業を認めることで、従業員のスキルアップやモチベーション向上、企業の競争力強化につながる可能性があります。
一方で、労働時間管理の複雑化や情報漏洩リスク、従業員の過重労働といったデメリットも考慮しなければなりません。副業・兼業を許可する際には、従業員との面談を実施し、労働時間や健康状態を確認することが重要です。
また、副業・兼業によって企業の秘密情報が漏洩しないように、誓約書の提出を求めるなどの対策も有効です。
労務管理システム導入による業務効率化
労務管理システムの導入は、中小企業が抱える課題を解決し、働き方改革を推進するための有効な手段です。システム導入による業務効率化は、法令遵守を徹底し、多様な働き方に対応するための基盤となります。
勤怠管理システムの活用
勤怠管理システムは、従業員の労働時間を正確に把握し、効率的な労働時間管理を実現するための重要なツールです。システム導入により、手作業による集計作業を削減し、リアルタイムでの労働時間把握が可能になります。
これにより、労働基準法に準拠した労働時間管理を徹底し、未払い残業代のリスクを軽減できます。また、従業員は自身の勤務状況を容易に確認でき、自己管理意識の向上にも繋がります。
さらに、テレワークやフレックスタイム制など、多様な働き方に対応した柔軟な勤怠管理が可能となり、従業員エンゲージメントの向上にも貢献します。具体的な機能としては、ICカードやスマートフォンによる打刻、休暇申請・承認ワークフロー、残業時間のアラート機能などが挙げられます。
これらの機能を活用することで、管理者は従業員の労働時間を正確に把握し、長時間労働の抑制や適切な人員配置に役立てることができます。導入事例として、ある企業では勤怠管理システムの導入により、月次締め作業時間が半分以下に短縮され、申請時間が平均50%削減されたという報告があります。
また、別の企業では、長時間労働の実態が可視化され、社内の協力が促進され、職場の意識改革に貢献しました。
給与計算システムの導入
給与計算システムは、従業員の給与計算業務を自動化し、正確かつ効率的な給与支払いを実現するためのシステムです。システム導入により、手作業による計算ミスを防止し、法改正への迅速な対応が可能になります。
特に、社会保険料や税金の計算は複雑であり、法改正が頻繁に行われるため、システムによる自動化は非常に有効です。また、給与明細の発行や年末調整業務もシステム上で完結できるため、業務効率が大幅に向上します。
さらに、従業員は自身の給与明細をオンラインで確認でき、透明性の高い給与体系を構築できます。具体的な機能としては、自動計算機能、法改正対応機能、給与明細発行機能、年末調整機能などが挙げられます。
これらの機能を活用することで、管理者は給与計算業務にかかる時間を大幅に削減し、より戦略的な業務に集中できます。導入事例として、ある企業では給与計算システムの導入により、給与計算にかかる時間が大幅に短縮され、計算ミスがゼロになったという報告があります。
また、別の企業では、年末調整業務にかかる時間が大幅に削減され、従業員満足度が向上したという報告があります。
人事管理システムの活用
人事管理システムは、従業員の人事情報を一元管理し、人材活用を促進するためのシステムです。システム導入により、従業員のスキルや経歴、評価などの情報を効率的に管理し、適材適所の人員配置やキャリア開発を支援します。
また、採用、研修、評価などの人事プロセスをシステム上で一元管理できるため、業務効率が大幅に向上します。さらに、従業員は自身の人事情報をオンラインで確認でき、自己啓発やキャリアプランの策定に役立てることができます。
具体的な機能としては、従業員情報管理機能、採用管理機能、研修管理機能、評価管理機能などが挙げられます。これらの機能を活用することで、管理者は従業員の能力を最大限に引き出し、組織全体のパフォーマンスを向上させることができます。
導入事例として、ある企業では人事管理システムの導入により、採用にかかる時間が大幅に短縮され、採用コストが削減されたという報告があります。また、別の企業では、従業員のスキルや経歴を可視化することで、適材適所の人員配置を実現し、生産性が向上したという報告があります。
労務管理の課題解決事例
中小企業が労務管理の課題を解決した事例を紹介し、これらの成功事例から、課題解決のためのヒントを提供します。
就業規則の見直しによる労働時間短縮
就業規則の見直しによって労働時間短縮に成功した事例として、従業員一人当たりの残業時間を月平均30%削減したケースがあります。日本の委託社では、100人以上の従業員が労働する場合において、従業員一人当たりの残業時間を月平均30%削減することによって、総実労働時間を短縮しています。
この取り組みでは、まず現状の労働時間や業務内容を詳細に分析し、無駄を排除するための具体的な目標を設定しました。次に、目標達成のために、ノー残業デーの設定、会議時間の短縮、業務プロセスの見直しなどを実施しました。さらに、従業員の意識改革を促すための研修やワークショップを実施し、時間管理の重要性を周知徹底しました。
これらの取り組みの結果、従業員のワークライフバランスが改善され、モチベーション向上にもつながりました。厚生労働省のデータによると、一般労働者の総実労働時間は2013年から2020年までの8年間で減少しており、2012年より遷移した1人以上規模の事業所における月間総実労働時間は、147.0時間から2018年の142.2時間まで減少しました。また、一人当たり労働時間の減少とともに、時間当たりの労働生産性が上昇していることが示されています。時間短縮プログラムを実施した日本の某社では、一人当たり労働時間の減少に対する効果として、時間当たり生産性の上昇が観察されています。
システム導入による業務効率化とコスト削減
労務管理システムの導入による業務効率化とコスト削減の事例として、東京都にある飲食・宿泊企業でのバックオフィス整備と年末調整の効率化が挙げられます。この企業では、人事データを一元管理するシステムを導入し、ペーパーレス化を推進しました。これにより、記録管理や帳票の作成が効率化され、コスト削減が実現しました。また、年末調整業務も大幅に効率化され、従業員の対応時間が短縮されました。
サントリーホールディングス株式会社では、統合人事システム「COMPANY」を導入し、人事給与からキャリアビジョンまで一元的に管理することで、適材配置や従業員の自律的なキャリア支援に活用しています。このシステム連携により、年間約5,100時間の業務工数削減を達成しました。
日本女子大学では、勤怠管理・人事給与システムを導入し、従業員の情報管理を円滑に進めました。導入後の業務効率化は特定の数値データが提示されていませんが、効果的な管理とデータ収集が可能になったことで、従業員の対応時間や過収率などが改善されています。これらの事例から、労務管理システムの導入は、業務効率化とコスト削減に大きく貢献することがわかります。
今後の労務管理の展望と対策
今後の労務管理では、法改正への迅速な対応と従業員エンゲージメントの向上が重要になります。働き方改革と法令遵守を両立させ、持続可能な企業成長を目指しましょう。
法改正への迅速な対応
労務管理を取り巻く法改正は、企業運営に大きな影響を与えます。企業は常に最新の法改正情報を把握し、迅速かつ適切に対応することが不可欠です。
特に、労働基準法、最低賃金法などの主要な法律改正には注意が必要です。法改正への対応が遅れると、法令遵守違反による罰則や、従業員とのトラブルに繋がるリスクがあります。そのため、法改正情報をいち早くキャッチし、社内規定や制度を速やかに見直す体制を構築することが重要です。
具体的には、厚生労働省のウェブサイトや専門家の情報提供サービスを活用し、定期的に情報を収集することが推奨されます。また、法改正に関する研修や説明会を実施し、従業員への周知徹底を図ることも大切です。
専門家との連携も不可欠です。弁護士や社会保険労務士などの専門家と顧問契約を結び、法改正に関するアドバイスやサポートを受けることで、より確実な対応が可能になります。専門家は、法改正の内容を分かりやすく解説し、企業の実情に合わせた具体的な対策を提案してくれます。さらに、法改正に対応した就業規則の変更や、労働契約の見直しなどもサポートしてくれます。
法改正への迅速な対応は、企業の信頼性を高め、従業員の安心感を醸成することにも繋がります。法令遵守を徹底し、従業員が安心して働ける環境を整備することで、企業の持続的な成長を支えることができるでしょう。
従業員エンゲージメントの向上
従業員エンゲージメントの向上は、企業の成長に不可欠な要素です。従業員が仕事にやりがいを感じ、会社に貢献したいという意欲を持つことで、生産性向上や離職率低下に繋がります。
従業員エンゲージメントを高めるためには、以下の施策が有効です。
- まず、企業のビジョンや目標を明確に伝え、従業員が共感できるような組織文化を醸成することが重要です。
- 次に、従業員の能力開発を支援し、キャリアアップの機会を提供することで、成長意欲を高めることができます。
- また、公平で透明性の高い評価制度を導入し、従業員の貢献を正当に評価することも大切です。
- さらに、ワークライフバランスを支援する制度を導入し、従業員が心身ともに健康で働ける環境を整備することも重要です。
具体的には、テレワーク制度やフレックスタイム制度の導入、有給休暇の取得促進などが挙げられます。
| 施策 | 具体例 |
|---|---|
| ワークライフバランスの支援 | テレワーク制度の導入 フレックスタイム制度の導入 有給休暇の取得促進 |
社内コミュニケーションの活性化も、従業員エンゲージメントを高める上で重要な要素です。定期的なチームミーティングや懇親会などを開催し、従業員同士の交流を促進することで、連帯感や帰属意識を高めることができます。
従業員エンゲージメントの向上は、企業文化の醸成や組織全体の活性化に繋がります。従業員一人ひとりが能力を最大限に発揮し、いきいきと働ける職場環境づくりを目指しましょう。
従業員満足度調査を実施し、現状を把握することも有効です。調査結果を分析し、改善策を実行することで、従業員エンゲージメントの継続的な向上を図ることができます。
おわりに
中小企業の経営者の皆様、日々の労務管理でお困りではありませんか。法令遵守、多様な働き方への対応、業務効率化など、課題は山積していることと思います。
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