執筆者：Hakky AI
リーガルテック導入｜３つの問題点と対策【2024年版】
- 電子契約は効率化の鍵だが、法的有効性や取引先の協力体制構築が課題。
- システム障害やデータ漏洩に備え、バックアップやアクセス制御を強化する。
- 誤出力防止にはダブルチェック体制、情報見落とし防止にはアラート機能が有効。
はじめに
近年、人材不足や働き方の変化を背景に、リーガルテックの導入が加速しています。リーガルテックは、契約業務の効率化やリスク管理の強化に貢献する一方で、導入にあたってはいくつかの主要な問題点を考慮する必要があります。
本記事では、電子契約の認可、取引先の協力体制、トラブル対策、誤出力防止といった、リーガルテック導入における主要な問題点に焦点を当て、具体的な対策について解説します。これらの問題点を事前に理解し対策を講じることで、リーガルテックの導入を円滑に進め、その恩恵を最大限に享受することが可能になります。
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リーガルテック導入における電子契約の課題
リーガルテック導入において、電子契約は効率化の鍵となりますが、法的な有効性や取引先の協力体制構築が課題となります。これらの課題を克服し、スムーズな導入を目指しましょう。
電子契約の法的有効性
電子契約の法的有効性は、電子署名法によって定められています。電子署名法では、本人による電子署名が付与された電子文書は、書面による契約と同等の法的効力を持つとされています。
重要なのは、電子署名が真正性、つまり署名者本人の意思に基づいて行われたものであることと、非改ざん性、つまり文書が改ざんされていないことを証明できることです。これらの要件を満たすためには、認定された認証局が発行する電子証明書を利用し、タイムスタンプを付与することが推奨されます。
2024年1月1日以降、電子取引データの保存が義務化され、電子帳簿保存法に従った適切な保存が求められています。不適切な保存は罰則の対象となるため、注意が必要です。
また、電子契約の証拠としての有効性を高めるためには、契約締結の過程を記録し、保管することも有効です。例えば、契約交渉のメールやチャットのログ、Web会議の録画などを保管することで、契約内容の解釈に争いが生じた場合に有力な証拠となります。
取引先の協力体制の構築
電子契約導入における取引先の協力は不可欠です。しかし、取引先が電子契約に未対応であったり、電子契約に対する理解や信頼が不足している場合、協力体制の構築は困難になります。
取引先の懸念点として、
- 電子契約の操作方法がわからない
- セキュリティが不安
- 導入コストがかかる
などが挙げられます。
これらの懸念を解消するために、まずは電子契約のメリットを丁寧に説明することが重要です。例えば、契約締結にかかる時間やコストの削減、契約書の紛失リスクの低減、業務効率化などを具体的に示すと良いでしょう。
また、取引先向けの説明会や勉強会を開催し、電子契約の操作方法やセキュリティ対策について詳しく解説することも有効です。
さらに、電子契約システムの導入を支援するサポートサービスを提供したり、導入事例を紹介することで、取引先の不安を軽減することができます。
インセンティブ設計も有効な手段です。電子契約に協力してくれる取引先に対して、手数料の割引や優先的な取引条件を提示することで、協力を促すことができます。A社では、電子契約に移行した取引先に対して、次回の取引における割引を提供した結果、多くの取引先が電子契約に移行しました。
電子契約システムの選定ポイント
電子契約システムを選定する際には、自社のニーズに合ったシステムを選ぶことが重要です。
まず考慮すべき点は、セキュリティです。電子契約は重要な情報を扱うため、セキュリティ対策が万全なシステムを選ぶ必要があります。具体的には、暗号化技術の採用、アクセス制御機能の有無、セキュリティ認証の取得状況などを確認しましょう。
次に、使いやすさも重要なポイントです。操作が複雑なシステムは、導入後の利用率低下につながる可能性があります。無料トライアルなどを活用し、実際に操作感を試してみることをおすすめします。
また、自社の既存システムとの連携が可能かどうかも確認しておきましょう。例えば、会計システムや顧客管理システムと連携できれば、業務効率化につながります。
コストも重要な選定基準の一つです。初期費用だけでなく、月額費用やトランザクション費用なども含めて比較検討しましょう。中小企業向けには、低価格で高機能なクラウド型の電子契約システムが多数提供されています。
さらに、サポート体制も確認しておきましょう。導入時のサポートだけでなく、導入後のトラブル対応や操作方法の問い合わせなど、手厚いサポートを受けられるシステムを選ぶことが重要です。
リーガルテック導入後のトラブル対策
リーガルテック導入後のトラブルとして、システム障害、データ漏洩、契約不履行などが考えられます。これらのトラブルに対する対策と、発生時の対応フローおよび責任体制の構築について解説します。
システム障害への対策
リーガルテック導入後、システム障害は業務停止に直結する主要な問題点です。迅速な復旧体制を構築するために、バックアップ体制の整備が不可欠です。定期的なバックアップに加え、遠隔地へのバックアップデータの保管も考慮するべきでしょう。
冗長化構成も有効な対策です。サーバーやネットワーク機器を二重化し、片方のシステムが停止しても、もう片方が自動的に稼働するように設計します。緊急連絡体制も整備しましょう。障害発生時の連絡フローを明確化し、関係者への迅速な情報伝達を可能にします。
また、緊急時にはバックアップデータを使用し、迅速に対応できる拠点の準備も重要です。高いセキュリティレベルのシステムを選び、常に最新の状態に更新することも対策として重要です。一般的なセキュリティ対策としては、ISMS認証（ISO27001）の取得、通信経路の暗号化、第三者による脆弱性診断の実施、IP制限、MFA（多要素認証）、ファイアウォールによる不正アクセス対策などが挙げられます。
データ漏洩への対策
データ漏洩は、企業の信頼を失墜させるだけでなく、法的責任を問われる可能性もある主要な問題点です。データ漏洩リスクを低減するため、厳格なアクセス制御が不可欠です。役職や業務内容に応じて、データへのアクセス権限を細かく設定し、不要なアクセスを制限します。
暗号化も重要な対策です。保存データだけでなく、通信データも暗号化することで、データ漏洩のリスクを大幅に低減できます。監査ログの取得も必須です。誰が、いつ、どのデータにアクセスしたかの記録を残すことで、不正アクセスやデータ漏洩の早期発見につながります。
リーガルテックグループが提供するデータ消去サービスも有効です。情報漏洩を防ぐために、あらゆる種類の保存メディアのデータ消去に最先端のソリューションを導入しましょう。クラウドサービスのセキュリティ対策も重要です。ファイル共有サービス「AOSデータルーム」など、機密データを安全に保管できるサービスを選定しましょう。
個人情報保護のためのルール作りも重要です。メールの誤送信を防ぐ仕組みや、デバイスの持ち出し・持ち込みルールを明確化し、情報漏洩のリスクを軽減します。
契約不履行への対策
リーガルテック導入後も、契約不履行のリスクは依然として存在します。契約不履行が発生した場合に備え、対応策と法的措置を事前に検討しておくことが重要です。契約書の条項を詳細に確認し、契約不履行時の責任範囲や損害賠償について明確に定めておく必要があります。
証拠保全も重要です。契約に関するメールや書類、システムログなどを適切に保管し、紛争発生時の証拠として活用できるようにします。紛争解決手段についても検討が必要です。訴訟だけでなく、裁判外紛争解決（ADR）など、迅速かつ柔軟な解決方法も視野に入れるべきでしょう。
M&Aや共同開発プロジェクトにおいては、機密情報の制限が重要です。パートナーまたはステークホルダーが必要なデータのみ閲覧できるように制限し、情報漏洩リスクを軽減します。また、緊急対応プランの策定も重要です。サーバーダウン時にはバックアップデータを使用し、迅速に対応できる拠点の準備をするなど、具体的な対応策を定めておく必要があります。
リーガルテックにおける誤出力と見落としのリスク管理
リーガルテック導入においては、システムからの誤出力や情報見落としを防ぐ対策が不可欠です。人的ミスを防止するための運用体制構築について解説します。
誤出力防止のためのチェック体制
リーガルテックにおける誤出力は、業務に大きな支障をきたす可能性があります。ここでは、システムからの出力結果をチェックする体制の構築方法について解説します。まず、ダブルチェック体制の導入が有効です。複数人で結果を確認することで、見落としを防ぎます。
次に、自動チェックツールの活用も検討しましょう。例えば、契約書の自動レビューツールを導入することで、条項の不備や矛盾を自動的に検出できます。
さらに、チェックリストを作成し、出力前に確認すべき項目を明確化することも重要です。これにより、確認作業の標準化と徹底が図れます。丸紅株式会社の事例を参考に、企画・開発課が中心となり、これらのチェック体制を構築・運用することで、誤出力のリスクを大幅に低減できます。これらの対策を組み合わせることで、より強固なチェック体制を構築し、誤出力のリスクを最小限に抑えることが可能です。
情報見落とし防止のためのアラート機能
リーガルテックにおいて情報見落としは、重大な契約不履行や法的リスクにつながる可能性があります。重要な情報を見落とさないためには、アラート機能の設定が不可欠です。まず、期限管理機能を活用しましょう。契約更新日や法的義務の履行期限などをシステムに登録し、期限が近づくとアラートが通知されるように設定します。
次に、キーワード設定機能を活用します。特定のキーワード（例えば、「契約解除」、「損害賠償」など）を含む文書がシステムに登録された際に、関係者に自動的に通知されるように設定します。
さらに、通知設定をカスタマイズし、担当者が必要な情報に迅速にアクセスできるようにします。これらのアラート機能を適切に設定することで、情報見落としのリスクを大幅に低減できます。特許調査におけるAI活用事例のように、重要な要素がAIの検索結果から見落とされることのないよう、アラート機能を活用し、情報管理を徹底しましょう。
人的ミス防止のための教育・研修
リーガルテックの導入効果を最大限に引き出すためには、人的ミスの防止が不可欠です。そのためには、教育・研修プログラムの実施が重要となります。まず、操作手順に関する研修を行い、システムの正しい使い方を習得させます。
次に、リスク管理に関する研修を実施し、どのような場合にミスが発生しやすいかを理解させます。例えば、誤った契約書を作成した場合のリスクや、情報漏洩のリスクなどを具体的に説明します。
さらに、倫理観に関する研修も重要です。個人情報保護の重要性や、企業秘密の保持など、法務担当者としての倫理観を醸成します。これらの教育・研修プログラムを定期的に実施することで、人的ミスを防止し、リーガルテックの安全な運用を実現できます。AIを活用する際には、定期的なトレーニングが不可欠であるように、リーガルテックを活用する担当者への継続的な教育・研修もまた不可欠です。
リーガルテック導入における取引先との協力体制構築
リーガルテック導入を成功させるためには、取引先との協力体制構築が不可欠です。本セクションでは、電子契約のメリットを共有し、理解を得るための具体的なステップと注意点を解説します。
取引先への説明会・勉強会の実施
電子契約の導入を円滑に進めるためには、取引先への丁寧な説明が不可欠です。説明会や勉強会を開催し、電子契約のメリットや操作方法を理解してもらいましょう。クラウドサイン、SMBCクラウドサイン、MNTSQなどの導入事例を参考に、具体的な開催方法を解説します。
まずは、電子契約のメリットを明確に伝えましょう。例えば、契約締結スピードの向上、コスト削減、契約書管理の効率化などが挙げられます。
次に、操作方法を丁寧に説明します。デモンストレーションを実施し、実際に電子契約を体験してもらうのが効果的です。質疑応答の時間を設け、取引先の疑問や不安を解消することも重要です。
過去の導入事例を紹介することも有効です。クラウドサインでは、導入企業数が130万社を超えており、多くの企業が電子契約のメリットを実感しています。SMBCクラウドサインは、SMBCグループが活用しており、全社DXや紙削減に貢献しています。MNTSQは、契約業務の電子化により、契約ライフサイクル全体の効率化を実現しています。
これらの事例を紹介することで、取引先は電子契約の導入効果を具体的にイメージできます。説明会や勉強会を通じて、取引先との信頼関係を構築し、協力体制を築きましょう。
取引先への個別サポート体制の構築
取引先が電子契約をスムーズに利用できるよう、個別サポート体制を構築しましょう。FAQ（よくある質問）を作成し、取引先が疑問を自己解決できるようにするのが有効です。
FAQには、電子署名の方法、電子証明書の取得方法、タイムスタンプの利用方法など、具体的な操作手順を記載します。
ヘルプデスクを設置し、電話やメールで問い合わせに対応できるようにしましょう。ヘルプデスクの担当者は、電子契約に関する専門知識を持ち、取引先の質問に的確に答えられるように研修を受けておく必要があります。
担当者制を導入し、各取引先に専任の担当者を割り当てるのも効果的です。担当者は、取引先の状況を把握し、きめ細やかなサポートを提供できます。
クラウドサインなどの電子契約サービス提供事業者は、導入企業向けに手厚いサポート体制を提供しています。これらのサポートを活用することも検討しましょう。例えば、クラウドサインでは、導入支援コンサルティング、操作研修、FAQサイトなどを提供しています。
取引先の状況に合わせて、最適なサポート体制を構築し、電子契約の利用を促進しましょう。個別サポート体制を構築することで、取引先は安心して電子契約を利用できるようになり、協力体制が強化されます。サポート体制を充実させることは、電子契約導入の成功に不可欠です。
取引先との契約条件の見直し
電子契約を導入するにあたり、既存の契約条件を見直す必要がある場合があります。電子署名、電子証明書、タイムスタンプといった電子契約に特有の要素を契約条件に盛り込む必要が出てくるからです。
電子署名とは、署名者の本人確認と文書の改ざん防止を目的とした技術です。電子証明書は、電子署名が本人のものであることを証明するものです。タイムスタンプは、文書が作成された日時を証明するものです。
これらの要素を契約条件に明記することで、電子契約の法的有効性を高めることができます。また、電子契約の利用に関する条項を追加することも重要です。例えば、電子契約の利用方法、電子署名の有効期間、電子証明書の管理方法などを定めることができます。
契約条件の見直しにあたっては、取引先と十分に協議し、合意を得ることが重要です。契約条件の変更によって、取引先の負担が増える場合は、その理由を丁寧に説明し、理解を求めましょう。必要に応じて、契約条件の変更に関する説明会を開催することも有効です。
電子契約に対応した契約条件に見直すことで、電子契約の利用が促進され、取引先との協力体制が強化されます。契約条件の見直しは、電子契約導入の重要なステップです。
リーガルテック導入後の継続的な改善
リーガルテック導入後も、PDCAサイクルを回し継続的にシステムを改善していくことが重要です。本セクションでは、導入効果の測定から課題の分析、そして改善策の実施と評価について解説します。
導入効果の測定方法
リーガルテック導入効果を測定するには、定量的な指標を用いることが重要です。ROI（Return on Investment）は、導入テクノロジーが予算に見合った結果をもたらしているかを評価する基準となります。
契約更新のタイミングで、テクノロジーの継続利用を判断する材料にもなります。ユーザー利用状況の確認も重要です。ユーザーがシステムを使いこなし、期待されるアウトプットが出ているかを定量的に把握します。
月間の契約審査依頼件数、契約締結件数、進行中の案件数などの計量的な指標も活用し、業務のボトルネックを特定します。例えば、契約審査・相談対応件数を昨年と比較することで、レスポンス速度の低下原因を分析できます。
法務部門内で、当初立てたROIや課題解決の目標との差分を分析し、ユーザーへのアンケートを通じて定性的な利用感触を把握することも大切です。これらの指標を総合的に評価することで、コスト削減、業務効率化、リスク低減といった効果を具体的に測定できます。
課題の洗い出しと分析
リーガルテック導入後に発生する課題を洗い出し、その原因を分析することは、継続的な改善に不可欠です。課題の洗い出しには、アンケートやインタビューが有効です。システム利用者からのフィードバックを収集し、具体的な問題点を把握します。
データ分析も重要な手法です。システムの利用状況、契約処理にかかる時間、エラー発生率などを分析することで、ボトルネックとなっている箇所や改善の余地がある領域を特定します。
例えば、特定の契約類型で審査に時間がかかっている場合、その原因を詳細に分析します。考えられる原因としては、
- 契約書の条項が複雑である
- 関連部署との連携が不足している
- システムの設定に問題がある などが挙げられます。これらの情報を基に、課題の根本原因を特定し、具体的な改善策を検討します。課題の見える化は、対策を講じる上で重要なステップです。
改善策の実施と評価
課題分析の結果に基づき、具体的な改善策を実施し、その効果を評価するプロセスが重要です。改善策の実施にあたっては、テスト導入が有効な手段となります。
- 一部のユーザーや部門で試験的に導入 し、効果や影響を検証します。
効果測定は、改善策の実施前後のデータを比較することで行います。例えば、契約処理時間の短縮、エラー発生率の低下、ユーザー満足度の向上などを測定します。
また、ユーザーからのフィードバックも重要な情報源です。アンケートやインタビューを通じて、改善策に対する意見や感想を収集します。これらの評価結果を基に、改善策の修正や追加を行い、より効果的な対策へと進化させていきます。
改善策の実施と評価を繰り返すことで、リーガルテックの効果を最大化し、
- 継続的な業務改善 を実現できます。改善活動は、
- 組織全体の成長 にも繋がります。
おわりに
リーガルテック導入には、電子契約の有効性や取引先の協力、トラブルや誤出力への対策が不可欠です。これらの課題を克服することで、業務効率化やリスク低減が実現します。
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