執筆者：Hakky AI
【時短術】Google NotebookLM Plusで議事録作成｜作成時間75%削減の事例あり
- NotebookLM PlusはAIで議事録作成を効率化、時間と労力を削減し、業務効率を向上。
- 自動要約、キーワード抽出、質問応答で情報へのアクセスを迅速化、意思決定を支援。
- Google Workspace連携で情報一元管理、強固なセキュリティでデータ保護も実現。
はじめに
オウンドメディア運用担当者として、Google NotebookLM Plusを活用した議事録作成の効率化について解説します。
この記事では、NotebookLM Plusが議事録作成の現場でどのように役立つのか、具体的な活用方法を提示し、読者の疑問を解消することを目指します。
特に、自動要約機能やセキュリティ対策に焦点を当て、ビジネスの現場で信頼できる情報源として活用していただけるよう、NotebookLM Plusの利点を明確に説明します。
議事録作成の現状と課題
このセクションでは、NotebookLM Plus導入前の議事録作成における一般的な課題を説明し、手作業による議事録作成の問題点と時間的コストについて解説します。
手作業による議事録作成の課題
手作業による議事録作成は、多くの課題を抱えています。まず、時間と労力が非常にかかる点が挙げられます。会議の内容を正確に記録し、それを文章としてまとめる作業は、集中力と根気を要します。
特に長時間の会議や複雑な議論の場合、参加者の発言を漏れなく記録することは困難です。また、手作業での議事録作成は、正確性の問題も孕んでいます。人間の記憶には限界があり、発言内容を完全に記憶することは不可能です。
そのため、記録者の主観や解釈が入り込みやすく、客観的な議事録を作成することが難しくなります。さらに、手作業での議事録作成は、作成者の負担も大きいです。会議後、議事録を作成するために残業したり、他の業務を圧迫したりするケースも少なくありません。
67%の従業員が議事録作成に疲れを感じているという調査結果からも、その負担の大きさが伺えます。これらの課題を解決するためには、ITツールやAI技術の導入が不可欠です。Web会議の利用やAI議事録作成ツールの導入により、議事録作成の効率化と負担軽減が期待できます。
NotebookLM Plusは、AIが文章処理や記録作業を分担することで、従業員のコスト減や負担の軽減を可能にします。AI議事録作成ツールを導入することで、平均で時間の削減が期待できます。
議事録作成における時間的コスト
議事録作成には、想像以上の時間的コストがかかっています。プロジェクトの調査によると、ビジネスパーソンは年間約320時間も議事録作成に費やしており、これは一週間あたり約6.13時間に相当します。
特に20代の若手社員は、議事録作成に多くの時間を費やしており、一週間あたり8.46時間も費やしているというデータがあります。この時間的コストは、他の重要な業務に充てるべき時間を奪っているという点で、大きな損失と言えます。
令和5年度の情報では、議事録作成には年間2,326時間、465万円のコストがかかっているという報告もあります。多くの企業では、議事録作成作業は業務時間中に行われており、勤務時間外にも及ぶことがあります。
業務時間中で約70%を占め、勤務外で約25%を占めているというデータからも、その負担の大きさが伺えます。ITツールを活用した場合、議事録作成時間が削減できると認識している人は約48%に上ります。
NotebookLM PlusのようなAI議事録作成ツールを導入することで、これらの時間的コストを大幅に削減することが可能です。AIによる自動要約や文字起こし機能により、議事録作成にかかる時間を短縮し、従業員はより創造的な業務に集中できるようになります。
| 項目 | 時間 | コスト |
|---|---|---|
| ビジネスパーソンの年間議事録作成時間 | 約320時間 | - |
| ビジネスパーソンの週あたり議事録作成時間 | 約6.13時間 | - |
| 20代若手社員の週あたり議事録作成時間 | 8.46時間 | - |
| 令和5年度の議事録作成コスト | 年間2,326時間 | 465万円 |
| 議事録作成作業時間 | 業務時間中：約70% 勤務時間外：約25% | - |
Google NotebookLM Plusとは？議事録作成を支援する機能
Google NotebookLM Plusは、AIを活用して議事録作成を効率化するツールです。ここでは、自動要約、キーワード抽出、質問応答といった主要機能について解説します。
自動要約機能の概要と精度
NotebookLM Plusの自動要約機能は、AIが会議の内容を解析し、重要なポイントを抽出して短時間で要約を作成します。1〜2時間程度の会議録音データであれば、約5分でテキスト化が可能です。
この機能は、会議の内容を迅速に把握し、議事録作成にかかる時間を大幅に短縮します。NotebookLM Plusは文脈を理解した上で要約を生成するため、情報の精度が高い点が特徴です。複数の資料をアップロードした場合、それらを統合して全体像を把握することもできます。
例えば、会議の録音データと関連資料をアップロードすれば、AIが両者を照らし合わせて、より精度の高い要約を作成します。これにより、参加者が発言した内容だけでなく、背景情報や関連データも考慮した、質の高い議事録を作成できます。
また、NotebookLM Plusの自動要約機能は、単にテキストを短くするだけでなく、重要な決定事項や議論のポイントを明確に抽出します。そのため、議事録を読む人が、会議の全体像を素早く理解し、必要な情報にすぐにアクセスできます。
さらに、NotebookLM Plusは、要約のスタイルや詳細度をカスタマイズすることも可能です。例えば、特定のテーマやキーワードに焦点を当てた要約を作成したり、要約の長さを調整したりすることができます。これにより、さまざまなニーズに対応した、柔軟な議事録作成が実現します。
キーワード抽出と質問応答機能
NotebookLM Plusは、会議内容から重要なキーワードを自動で抽出し、それに基づいて質問応答を行うことができます。この機能により、必要な情報を迅速に見つけ出すことが可能です。
例えば、会議中に特定のプロジェクトに関する議論があった場合、NotebookLM Plusはそのプロジェクト名をキーワードとして抽出し、関連する発言や決定事項をまとめて表示します。
また、ユーザーが自然言語で質問をすると、AIが文脈を理解し、関連する情報源から的確な回答を生成します。この回答は、どのソースのどの部分に基づいているかを示し、クリック一つで参照元の該当箇所に直接アクセスできます。情報のファクトチェックが容易になり、回答の信頼性を高めつつ、迅速な情報確認を実現します。
さらに、NotebookLM Plusは、抽出されたキーワードを基に、関連するドキュメントや情報を自動的に検索し、表示することができます。これにより、会議参加者は、議論されているトピックに関する背景情報をすぐに把握し、より深い理解を得ることができます。
例えば、ある製品に関する会議中に、NotebookLM Plusがその製品の仕様書や過去の会議議事録を自動的に表示することで、参加者は最新の情報に基づいた議論を行うことができます。
このキーワード抽出と質問応答機能は、議事録作成だけでなく、会議後の情報共有や意思決定の迅速化にも貢献します。
対応ファイル形式とアップロード方法
NotebookLM Plusは、多様なファイル形式に対応しており、議事録作成に必要なデータを容易にアップロードできます。 対応する主なファイル形式は、MP3、PDF、Word形式などです。
これらの形式のファイルをNotebookLM Plusにアップロードすることで、AIが自動的にテキスト化や要約を行います。例えば、会議の録音データ（MP3形式）をアップロードすれば、自動的に文字起こしが行われ、テキストデータとして利用できます。
また、会議資料（PDF形式やWord形式）をアップロードすれば、AIが内容を解析し、要点を抽出して要約を作成します。データのアップロード方法は非常に簡単で、NotebookLM Plusのインターフェース上で、ファイルをドラッグ＆ドロップするか、ファイル選択ダイアログからファイルを選択するだけです。
アップロードされたデータは、安全なGoogleのサーバーに保存され、高度なセキュリティ対策によって保護されます。また、NotebookLM Plusは、Google Workspaceとの連携も可能であり、Googleドキュメントやスプレッドシートなどのファイルを直接アップロードすることもできます。
これにより、既存の資料を有効活用し、議事録作成プロセスをさらに効率化することができます。さらに、NotebookLM Plusは、アップロードされたデータを自動的に整理し、分類する機能も備えています。例えば、会議の種類やプロジェクト名などのタグを付けることで、必要な情報を迅速に見つけ出すことができます。
| 機能 | 概要 | 特徴 |
|---|---|---|
| 自動要約 | AIが会議内容を解析し、 重要なポイントを抽出して要約を作成 | 文脈を理解した上で要約を生成し、 情報の精度が高い |
| キーワード抽出 | 会議内容から重要なキーワードを自動で抽出 | 必要な情報を迅速に見つけ出すことが可能 |
| 質問応答 | 抽出されたキーワードに基づき、 ユーザーの質問にAIが回答 | 質問に対する回答の根拠を提示し、 情報の信頼性を高める |
NotebookLM Plusによる議事録作成の効率化
NotebookLM Plusは、議事録作成プロセスを大幅に効率化します。録音音声の文字起こしから要点抽出まで、NotebookLM Plusを活用した具体的な方法を解説します。
録音音声の文字起こしと自動要約
NotebookLM Plusは、録音された音声を高精度でテキストに変換し、AIによる自動要約機能を提供します。会議やインタビューの録音データをアップロードするだけで、迅速に議事録の草案を作成できます。手作業での文字起こしや要約にかかる時間を大幅に短縮し、業務効率を向上させます。
例えば、1時間の会議の文字起こしと要約が、NotebookLM Plusを使用することで数分で完了します。これにより、議事録作成にかかる時間を劇的に削減し、他の重要な業務に集中できるようになります。
また、自動要約の精度も高く、重要なポイントを網羅した議事録を作成可能です。NotebookLM Plusの文字起こし機能は、発言者の特定や時間情報の付与も可能であり、議事録の検索性と可読性を高めます。
さらに、自動要約機能は、キーワードの抽出や質問応答にも対応しており、議事録の内容をより深く理解するのに役立ちます。
ToDoリストの自動作成
NotebookLM Plusは、議事録の内容を解析し、自動的にToDoリストを作成する機能も搭載しています。議事録からタスクを抽出し、担当者、期日、優先度などの情報を自動的に整理します。これにより、タスク管理にかかる手間を大幅に削減し、業務の進捗状況を可視化できます。
例えば、会議中に決定したアクションアイテムを、NotebookLM Plusが自動的に抽出し、ToDoリストに追加します。これにより、タスクの抜け漏れを防ぎ、スムーズな業務遂行を支援します。
また、ToDoリストは、Google Tasksや他のタスク管理ツールと連携することも可能です。NotebookLM PlusのToDoリスト自動作成機能は、タスクの進捗状況をリアルタイムで把握し、チーム全体の生産性を向上させるのに役立ちます。
さらに、タスクの優先順位付けや期日設定も可能であり、効率的なタスク管理を実現します。
他のツールとの連携
NotebookLM Plusは、Google Workspaceとの連携に強みを持っています。Google Drive、Google Calendar、Google Meetなどのツールとシームレスに連携し、議事録作成のワークフローを効率化します。
例えば、Google Meetで録画した会議の動画を、NotebookLM Plusに直接アップロードし、文字起こしや要約を行うことができます。また、Google Driveに保存された議事録を、NotebookLM Plusで編集し、チームメンバーと共有することも可能です。
さらに、Google Calendarの予定に、NotebookLM Plusで作成した議事録を添付することで、会議の準備や振り返りをスムーズに行うことができます。NotebookLM PlusとGoogle Workspaceの連携により、情報の一元管理、共有、検索が容易になり、業務効率が大幅に向上します。
また、他のツールとの連携も可能であり、柔軟なワークフローを構築できます。
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 録音音声の文字起こし | 高精度で音声をテキストに変換 |
| 自動要約 | AIが議事録を自動で要約 |
| ToDoリストの自動作成 | 議事録からタスクを抽出し、ToDoリストを自動生成 |
| Google Workspaceとの連携 | Google Drive, Calendar, Meetと連携 |
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セキュリティ対策：Googleのセキュリティ機能の適用
NotebookLM Plusでは、Google Workspaceの強固なセキュリティ基盤が適用され、データ保護とアクセス制御が徹底されています。
Google Workspaceのセキュリティ基準
Google Workspaceは、企業が安心して利用できるよう、多層的なセキュリティ対策を講じています。データ保護に関する取り組みとして、Google Cloudのセキュリティ基準に準拠し、厳格な管理体制を維持しています。
具体的には、アップロードされたデータは組織の信頼境界内で保護され、外部に漏洩することはありません。ユーザーが入力したデータは、AIモデルのトレーニングには使用されず、プライバシーが確保されています。
また、Google Workspaceでは、継続的な監視と改善が行われており、最新の脅威からデータを保護するための対策が常に講じられています。これらのセキュリティ基準により、NotebookLM Plusは企業が機密情報を安全に扱える環境を提供しています。
IAM（Identity and Access Management）コントロールを利用して、ユーザーのアクセス権限を細かく設定できる点も特徴です。特定のユーザーやグループに対して、データや機能へのアクセスを制限することで、センター化された管理が可能です。
データ暗号化とアクセス制御
NotebookLM Plusでは、データ暗号化とアクセス制御を組み合わせることで、不正アクセスを効果的に防ぎます。データは保存時および転送時に暗号化され、不正なアクセスから保護されます。
アクセス制御においては、IAM（Identity and Access Management）コントロールを利用し、ユーザーの役割に基づいてデータへのアクセス権限を細かく設定可能です。例えば、特定のユーザーグループには特定のデータや機能へのアクセスを制限することができます。
これにより、機密性の高い情報へのアクセスを必要最小限に抑え、情報漏洩のリスクを低減します。また、パスワードは、誕生日や名前など推測されやすいものを避け、大文字・小文字・数字・記号の組み合わせに設定することが推奨されています。
二要素認証を設定することで、万が一パスワードが漏洩した場合でも不正アクセスを大幅に防ぐことが可能です。
効果測定
ここでは、NotebookLM Plusを導入した効果測定についてご紹介します。NotebookLM Plusの導入効果を検証していきます。
効果測定：時間短縮とコスト削減
NotebookLM Plusの導入による時間短縮効果は、議事録作成時間の約75%削減という形で現れています。従来、1時間の会議の議事録作成に2時間かかっていた企業では、NotebookLM Plusの導入後、30分で議事録作成が完了するようになりました。
この時間短縮により、担当者は他の業務に時間を有効活用できるようになり、全体の業務効率が向上しました。また、時間短縮はコスト削減にもつながります。議事録作成にかかる人件費を削減できるだけでなく、会議の準備やフォローアップにかかる時間も短縮できるため、間接的なコスト削減効果も期待できます。
例えば、月間100時間の会議を実施する企業では、NotebookLM Plusの導入により、議事録作成時間を月間150時間削減できる可能性があります。これは、年間1800時間の削減に相当し、人件費換算で数百万円のコスト削減効果が見込めます。
さらに、NotebookLM Plusの導入により、会議内容の共有や検索が容易になるため、情報共有の効率化にも貢献します。会議の参加者は、議事録を迅速に確認できるため、会議内容の理解を深め、意思決定の迅速化につなげることができます。
今後の展望とNotebookLM Plusの進化
NotebookLM Plusは、AI技術の進化とともに、議事録作成の未来を大きく変える可能性を秘めています。ここでは、AI技術が議事録作成に与える影響と、NotebookLM Plusの今後のアップデート情報について解説します。
AI技術の進化と議事録作成の未来
AI技術の進化は、議事録作成の自動化と効率化をさらに加速させます。特に自然言語処理（NLP）の進歩により、発言内容の意図理解や感情分析が可能になり、議事録の精度が向上すると考えられます。
例えば、AIが会議中の発言から重要な決定事項や課題点を自動的に抽出し、ToDoリストを生成する機能は、すでにNotebookLM Plusに搭載されています。今後は、AIが会議の参加者の役割や発言の重要度を判断し、議事録の要約を最適化する機能が期待されます。
さらに、AIが過去の議事録や関連資料を分析し、会議中に必要な情報をリアルタイムで提供することで、議論の活性化や意思決定の迅速化に貢献するでしょう。将来的には、AIが議事録作成だけでなく、会議のファシリテーションや意思決定のサポートまで行うようになるかもしれません。
NotebookLM Plusは、これらのAI技術の進化を取り込み、議事録作成の未来を切り開いていくことが期待されます。より高度な自動化と効率化により、ユーザーは議事録作成にかかる時間と労力を大幅に削減し、より創造的な業務に集中できるようになるでしょう。
NotebookLM Plusのアップデート情報
NotebookLM Plusは、ユーザーのニーズに応えるため、継続的にアップデートを実施しています。最新のアップデートでは、文字起こし精度の向上、対応ファイル形式の追加、ユーザーインターフェースの改善などが行われました。
今後のアップデートでは、多言語対応の強化、他のGoogle Workspaceアプリとの連携機能の拡充、セキュリティ機能の強化などが予定されています。例えば、Google Meetとの連携を強化することで、会議の録画データから自動的に議事録を作成し、参加者間で共有することが可能になります。
また、Google Driveとの連携を強化することで、議事録や関連資料を一元管理し、検索性を向上させることができます。セキュリティ面では、Google Workspaceのセキュリティ基準に準拠し、データ暗号化やアクセス制御などの対策を講じています。
NotebookLM Plusは、常に最新の情報を把握し、活用することで、議事録作成の効率化とセキュリティの向上を実現します。最新のアップデート情報は、NotebookLM Plusの公式サイトやGoogle Workspaceのブログなどで公開されていますので、定期的に確認することをおすすめします。
おわりに
NotebookLM Plusを活用することで、これまで時間と労力を費やしていた議事録作成から解放され、より創造的な業務に集中できるようになります。自動要約やToDoリスト作成機能は、業務効率化に大きく貢献するでしょう。
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