執筆者：Hakky AI
DX推進｜リモートワーク成功の鍵は？クラウド活用事例と注意点
- リモートワークの課題解決には、クラウドシステムの活用が不可欠です。
- クラウドシステムは情報共有を促進し、業務効率化に貢献します。
- 勤怠管理システム導入で、労働時間管理と従業員の健康管理が可能です。
はじめに
近年、DX推進とリモートワークの導入が多くの企業で進んでいます。しかし、リモートワーク環境下では、コミュニケーションの課題や業務効率の低下といった問題も顕在化してきました。
これらの課題を解決し、リモートワークを成功させるためには、クラウドシステムの活用が不可欠です。本記事では、クラウドシステムを活用してコミュニケーションを活性化し、ワークフローを自動化する方法について解説します。
また、クラウド勤怠管理システムの導入や成功事例、導入時の注意点についてもご紹介します。
リモートワークにおけるコミュニケーション課題の現状
リモートワークの普及に伴い、コミュニケーションの課題が顕在化しています。本セクションでは、リモートワークにおけるコミュニケーションの現状と、その課題が業務効率や従業員満足度に与える影響について解説します。
コミュニケーション不足の原因
リモートワークでは、オフィス環境と異なり、従業員同士が直接顔を合わせる機会が減少します。これにより、雑談や非公式な情報交換といった、自然なコミュニケーションが失われがちです。
たとえば、オフィスであれば、同僚にちょっとした質問をしたり、困ったときにすぐに相談したりできますが、リモートワークでは、チャットツールやビデオ会議などを利用する必要があり、心理的なハードルが高くなることがあります。
また、情報伝達の遅延や誤解も発生しやすくなります。口頭での説明であればすぐに意図が伝わる内容も、テキストベースのコミュニケーションでは、ニュアンスが伝わりにくく、誤解が生じる可能性があります。
さらに、情報共有の遅れは、業務の停滞や手戻りを引き起こし、生産性の低下につながることもあります。これらの要因が複合的に絡み合い、リモートワークにおけるコミュニケーション不足を深刻化させていると考えられます。
コミュニケーション不足がもたらす影響
コミュニケーション不足は、チームの一体感の低下や従業員の孤立感を増大させる可能性があります。
たとえば、ある調査によると、リモートワークを導入している企業では、従業員のエンゲージメントが低下する傾向にあることがわかっています。これは、コミュニケーション不足によって、従業員が会社やチームへの帰属意識を感じにくくなるためと考えられます。
また、プロジェクトの遅延や品質の低下も、コミュニケーション不足がもたらす深刻な影響の一つです。情報共有がスムーズに行われない場合、メンバー間での認識のずれが生じ、手戻りやミスの発生につながる可能性があります。
最悪の場合、納期に間に合わなかったり、顧客からの信頼を損なうことにもなりかねません。コミュニケーション不足は、従業員のモチベーション低下、チームワークの悪化、業務効率の低下など、さまざまな負の影響をもたらすため、早急な対策が必要です。
コミュニケーション課題の可視化
リモートワークにおけるコミュニケーション課題を解決するためには、まず現状を正確に把握することが重要です。そのためには、課題を定量的に把握するための指標を設定し、定期的に測定する必要があります。
例えば、コミュニケーションツールの利用頻度、従業員間のメッセージのやり取りの回数、ビデオ会議の参加率などを指標として設定することができます。これらの指標をモニタリングすることで、コミュニケーションが活発に行われているかどうかを客観的に評価することができます。
また、アンケートや面談を実施し、従業員の意見や不満を直接聞くことも有効です。アンケートでは、コミュニケーションの頻度や質、情報共有の円滑さ、チームワークの状況などについて質問し、従業員の満足度を測ります。
面談では、アンケートの結果を踏まえ、より詳細な状況や課題についてヒアリングします。これらの情報を総合的に分析することで、コミュニケーション課題の本質を明らかにし、効果的な対策を講じることが可能になります。
クラウドシステムを活用したコミュニケーション活性化
クラウドシステムは、コミュニケーション活性化に大きく貢献し、様々なツールや機能を通じて、組織内の情報共有や連携を促進します。
クラウド型コミュニケーションツールの導入
クラウド型コミュニケーションツールは、リアルタイムな情報共有と円滑なコミュニケーションを促進し、ビジネスの効率化に貢献します。
例えば、ビジネスチャットツールを導入した株式会社三喜では、売り場での情報共有が促進され、在庫確認用のトークグループが顧客からの問い合わせ対応に役立っています。
また、ビデオ会議システムは、リモートワーク環境下での対面コミュニケーションを可能にし、チームの一体感を醸成します。
グループウェアは、プロジェクト管理やスケジュール共有を効率化し、チーム全体の連携を強化します。
これらのツールを組み合わせることで、従業員間のコミュニケーションが活性化し、迅速な意思決定や問題解決が実現します。
クラウド型コミュニケーションツールは、場所や時間にとらわれずに情報共有を可能にし、従業員のエンゲージメント向上にも寄与します。
組織のニーズに合わせて最適なツールを選択し、導入後のサポート体制を整えることで、より効果的なコミュニケーション環境を構築できます。
多機能プラットフォーム「TUNAG」は、従業員同士のつながりを強化し、組織全体のエンゲージメントを向上させるために、サンクスカード機能や社内ポイント機能を活用してコミュニケーション不足を解決しています。
クラウドストレージによる情報共有
クラウドストレージは、ドキュメントの一元管理と共同編集を可能にし、情報アクセスの効率化と透明性の向上に貢献します。
例えば、SGISでは、社内ネットワークに繋がっていない建設現場でも、本社と同じファイルを共有するためにクラウドストレージを活用しています。
これにより、常に最新の情報を共有し、迅速な意思決定を支援します。
また、共同編集機能を利用することで、複数人で同時にドキュメントを編集し、効率的な共同作業を実現します。
クラウドストレージは、情報へのアクセス権限を細かく設定できるため、セキュリティを確保しながら、必要な情報にアクセスできます。
さらに、バージョン管理機能により、過去のバージョンを復元できるため、誤った変更や削除にも対応可能です。
クラウドストレージの導入により、情報共有の効率化だけでなく、セキュリティの強化やコスト削減にもつながります。
クラウドストレージを活用することで、場所や時間にとらわれずに情報にアクセスでき、従業員の生産性向上に貢献します。
コミュニケーションルールの策定
円滑なコミュニケーションを実現するためには、オンライン会議のエチケットや情報共有のルールを明確に定めることが重要です。
例えば、オンライン会議では、発言時以外はミュートにする、カメラをオンにするなどのエチケットを定めることで、会議の集中力を高めることができます。
また、情報共有においては、共有する情報の種類や目的、共有範囲などを明確にし、適切なツールを選択することが重要です。
株式会社三喜では、売り場での情報共有を促進するため、チャット機能に強みを持つコミュニケーションツールを導入し、在庫確認用のトークグループを作成しています。
これにより、顧客からの問い合わせに対して迅速に対応し、顧客満足度向上に貢献しています。
コミュニケーションルールを策定する際には、従業員の意見を取り入れ、組織全体の合意を得ることが重要です。
また、定期的にルールを見直し、改善することで、より効果的なコミュニケーション環境を構築できます。
明確なコミュニケーションルールは、誤解や混乱を防ぎ、円滑な情報伝達を促進し、組織全体の生産性向上に貢献します。
| 企業 | 導入ツール | 目的 | 効果 |
|---|---|---|---|
| 株式会社三喜 | ビジネスチャットツール | 売り場での情報共有促進 | 在庫確認用のトークグループが顧客からの問い合わせ対応に貢献 |
| SGIS | クラウドストレージ | 社内ネットワークに繋がっていない建設現場とのファイル共有 | 常に最新の情報を共有し、迅速な意思決定を支援 |
| TUNAG | 多機能プラットフォーム（サンクスカード機能、社内ポイント機能） | 従業員同士のつながりを強化、組織全体のエンゲージメントを向上 | コミュニケーション不足の解決 |
ワークフロー自動化による業務効率化
ワークフロー自動化は、業務プロセスを効率化し、生産性を向上させるための重要な手段です。クラウドシステムを活用することで、場所や時間にとらわれずに業務を自動化できます。
ワークフロー自動化のステップ
ワークフロー自動化を成功させるには、段階的なアプローチが不可欠です。まず、現状の業務プロセスを詳細に可視化し、ボトルネックとなっている箇所を特定します。
次に、特定された課題を解決するために最適な自動化ツールを選定し、導入します。業務プロセスの可視化では、フローチャートやBPMN（ビジネスプロセスモデリング表記法）などのツールを用いて、プロセスの全体像を把握します。各ステップにおける担当者、使用するシステム、所要時間などを明確にすることで、改善点を見つけやすくなります。
ボトルネックの特定では、プロセスの遅延や停滞を引き起こしている原因を分析します。例えば、承認待ちの時間が長い、手作業によるデータ入力が多い、などが考えられます。これらのボトルネックを解消するために、自動化ツールの導入を検討します。
自動化ツールの選定では、自社の業務プロセスに適合し、必要な機能を備えているかを確認します。クラウド型のワークフローシステムやRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールなど、様々な選択肢があります。導入時には、ツールの設定やカスタマイズ、従業員へのトレーニングなどを実施し、スムーズな移行を目指します。AutoPilot（Microsoft Power Automate）のようなツールを利用することで、30分以内の業務を自動化する事例が多く見られます。
クラウド型ワークフローシステムの活用
クラウド型ワークフローシステムは、申請・承認プロセスを自動化し、業務の進捗状況を可視化するための強力なツールです。従来の紙ベースの申請書やメールでの承認依頼をデジタル化することで、時間と場所にとらわれずに業務を進めることができます。
申請・承認プロセスの自動化では、申請書の作成、承認ルートの設定、承認者の通知などをシステム上で自動的に行います。これにより、申請者は迅速に申請を完了させることができ、承認者は必要な情報をすぐに確認して承認判断を行うことができます。
進捗状況の可視化では、申請が現在どの段階にあるのか、誰が承認待ちであるのかなどをリアルタイムで確認できます。これにより、遅延が発生している箇所を早期に発見し、対応することができます。また、リマインダー機能を活用することで、承認者に承認を促し、プロセスの停滞を防ぐことができます。
Docusignは、契約のデジタル化とワークフローの自動化を統合し、安全かつ迅速な契約体験を実現します。プロセス自動化により、承認プロセスが大幅に高速化される事例があります。従来5日間かかった業務を、AIとRPAを活用することで秒間で完了させた成功事例もあります。
RPAとの連携
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、定型業務を自動化し、業務効率を大幅に向上させるための技術です。クラウド型ワークフローシステムとRPAを連携させることで、より高度な自動化を実現できます。
定型業務の自動化では、データ入力、ファイル操作、システム間のデータ連携など、人が繰り返し行う作業をRPAロボットが代行します。これにより、従業員はより創造的な業務に集中できるようになり、生産性が向上します。
人的ミスの削減では、RPAロボットは正確に作業を行うため、入力ミスや計算ミスなどの人的ミスを大幅に削減できます。また、24時間365日稼働できるため、夜間や休日でも業務を継続できます。
企業はAIとロボティクスの進展に合わせて、業務効率を大幅に向上させる手段を導入します。ITサービス企業がシステム不具合時の対応フローを自動化することで、効率を大幅に向上させた事例があります。人為的なエラーを減らすために、トレーニングデータを大量に作成し、システムを繰り返しテストすることが重要です。
クラウド勤怠管理システムの導入
クラウド勤怠管理システムは、リモートワークにおける勤怠管理の課題を解決し、企業の生産性向上に貢献します。
クラウド勤怠管理システムの機能
クラウド勤怠管理システムは、従業員の出退勤記録、休暇申請、残業管理など、多岐にわたる機能を提供し、リアルタイムでの勤務状況の把握を可能にします。例えば、KING OF TIMEは2025年1月時点で60,000社以上、380万人以上のユーザーに利用されており、その実績がシステムの信頼性を示しています。
主な機能として、従業員はWebブラウザやモバイル端末から打刻でき、打刻時間の削減率は平均30%に達します。また、残業時間や有給休暇の自動集計機能も搭載されており、管理者の負担を軽減します。マネーフォワード クラウドのようなシステムでは、未打刻や未承認を検知して承認者に自動で通知するアラート機能も利用可能です。
さらに、シフト管理機能では、多様な勤務パターンに対応し、イレギュラーな勤務時間の登録も容易に行えます。有給休暇管理機能では、自動付与設定や取得状況の確認、義務消化日数や期間の把握が可能です。これらの機能により、従業員は過去に漏れた打刻や申請を減らすことができ、申請手数の削減率は平均50%に達します。従業員満足度も93%に向上し、多くの企業でpositiveなフィードバックが報告されています。
| 効果 | 削減率/向上率 |
|---|---|
| 打刻時間の削減率 | 平均30% |
| 申請手数の削減率 | 平均50% |
| 従業員満足度 | 93%に向上 |
これらの機能により、クラウド勤怠管理システムは、企業の効率的な勤怠管理を支援します。
リモートワークにおける勤怠管理のポイント
リモートワークにおける勤怠管理では、労働時間の適正な管理と従業員の健康管理が重要なポイントとなります。クラウド勤怠管理システムは、これらの課題を解決するための様々な機能を提供します。
例えば、リアルタイムでの勤務状況の把握により、従業員の労働時間を正確に把握し、過重労働を防止することが可能です。また、残業時間が規定を超えた場合には自動で通知する機能も搭載されており、管理者は迅速に対応できます。さらに、モバイル打刻機能を利用することで、従業員は場所を選ばずに打刻を行うことができ、正確な労働時間の記録に繋がります。
コミュニケーションツールとの連携も重要なポイントです。例えば、SlackやMicrosoft Teamsなどのコミュニケーションツールと連携することで、従業員の勤務状況を共有し、チーム全体の連携を強化することができます。
また、従業員の健康状態を把握するために、定期的なアンケートや面談を実施することも重要です。クラウド勤怠管理システムの中には、従業員のストレスチェックや健康相談の窓口を提供する機能も搭載されているものもあります。これらの機能を活用することで、企業は従業員の健康管理をサポートし、生産性向上に繋げることができます。
導入時の注意点
クラウド勤怠管理システム導入時には、既存システムとの連携と従業員への周知とトレーニングが重要な注意点となります。
既存システムとの連携においては、給与計算システムや人事システムなど、既存のシステムとのデータ連携がスムーズに行えるかを確認する必要があります。連携がうまくいかない場合、データの二重入力や手作業による修正が必要となり、業務効率が低下する可能性があります。API連携やCSVファイルによるデータ連携など、様々な連携方法に対応しているシステムを選ぶことが重要です。
従業員への周知とトレーニングも欠かせません。新しいシステムを導入する際には、従業員がスムーズに利用できるよう、十分な説明とトレーニングを行う必要があります。操作方法だけでなく、システムの導入目的やメリットについても丁寧に説明することで、従業員の理解と協力を得やすくなります。また、導入後も定期的に操作説明会やFAQの提供など、サポート体制を整えることが重要です。
セキュリティ対策も重要な注意点です。クラウド上にデータを保管するため、セキュリティ対策が万全であるかを確認する必要があります。アクセス権限の設定やデータの暗号化、不正アクセス対策など、セキュリティ機能が充実しているシステムを選びましょう。
これらの注意点を踏まえ、自社に最適なクラウド勤怠管理システムを導入することで、リモートワークにおける勤怠管理を効率化し、従業員の満足度向上に繋げることができます。
クラウドシステム導入の成功事例
ここでは、クラウドシステム導入によってDXを推進し、リモートワークを成功させた企業の事例を紹介します。
コミュニケーション活性化事例
JFEスチール株式会社では、Microsoft Azureを導入し、DX戦略の基盤としてSAPシステムを稼働させました。これにより、高性能とスケーラビリティが実現し、SAPシステムの運用が大幅に改善され、チームワークが向上しました。
また、クラウド型コミュニケーションツールを活用することで、情報共有が効率化され、意思決定の迅速化にもつながっています。具体的には、Azure導入以前は、システムの信頼性に課題がありましたが、導入後は安定稼働を実現しています。経済産業省が推進するDX戦略に沿って、既存システムとインフラを活用しながら、革新的な生産性向上を達成しました。
さらに、SOMPOホールディングス株式会社では、AWS共通セキュリティ機能を導入し、社内外のセキュリティ水準を高めました。企業グループの拡大に伴い、内部不正やミスのリスクが増大していましたが、AWS導入後は設定ミスの予防や監査ログの取得が可能となり、セキュリティが強化されました。特に、保険・金融業界特有のリスクであるハッキング対策として、セキュリティインシデントの発生を抑制しています。
これらの事例から、クラウドシステムの導入がコミュニケーション活性化に大きく貢献することがわかります。
業務効率化事例
無印良品株式会社では、クラウドベースの在庫管理システムを導入し、店舗での在庫管理を改善しました。従来の手作業による在庫管理では、リアルタイムでの情報取得が困難であり、多数の店舗での在庫管理が複雑化していました。
しかし、クラウドシステムの導入により、リアルタイムでの在庫情報の把握が可能となり、在庫管理が効率的に行われるようになりました。その結果、特定商品の在庫不足や過剰在庫などの問題を防ぎ、業務時間を短縮することに成功しました。また、クラウドコンピューティングリソースを柔軟に割り当てることで、コスト削減にもつながっています。
ワークフロー自動化においては、クラウド型ワークフローシステムを活用することで、承認プロセスの迅速化やペーパーレス化が実現し、生産性が向上しました。RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）との連携により、定型業務の自動化も進み、従業員はより創造的な業務に集中できるようになりました。
これらの事例から、クラウドシステムの導入が業務効率化に大きく貢献することがわかります。
クラウドシステム導入における注意点と対策
クラウドシステム導入を成功させるためには、セキュリティ、コスト、運用体制における注意点を把握し、適切な対策を講じることが不可欠です。
セキュリティ対策
クラウドシステム導入におけるセキュリティ対策は、企業の競争力とデータ保護に不可欠であり、IAMとCASBの連携による統合的な対策が求められます。データの暗号化、アクセス制御、脆弱性対策を徹底し、セキュリティポリシーの策定と遵守を重視しましょう。
過剰な権限を持つサービスアカウントのリスクを認識し、EDRやEPPの導入も検討しましょう。クラウド攻撃は短時間で展開されるため、即時対応と自動化が重要です。2014年のシティバンクでのサーペンターシャッキング攻撃や2020年のバータール攻撃のような事例を参考に、中小企業は平均50,000ドル以上のセキュリティ対策費用を考慮する必要があります。
コンテナの脆弱性管理を改善しつつ、AIブームによるコンテナイメージの肥大化にも注意が必要です。
コスト管理
クラウドシステムのコスト管理では、初期費用、運用費用、ライセンス費用を明確に把握し、費用対効果を検証し最適化を図ることが重要です。コストシミュレーションを実施し、同時ログインユーザーライセンスなどの料金方式を選択することで、費用対効果を高めることが可能です。
名古屋市のガバメントクラウド移行事例では、AWSコストの可視化と配分により、各アカウントの利用コストを正確に把握し、最適化を実現しました。大企業のクラウド化対策では、ソフトウェアのクラウド化(SaaS)が最も多く、運用や保守の手間を削減しています。
AWSのツールを活用してコストとログを一元的に管理し、コストの可視化や配分を容易に行うことが推奨されます。システム標準化対象の業務だけでなく、内部事務系のシステムやインターネット上に公開するシステムなど、様々なシステムでの活用も検討しましょう。
運用体制
クラウドシステムの運用体制構築では、導入支援、トレーニング、サポート体制を整備し、ベンダーとの連携と情報共有を密に行うことが不可欠です。明確な運用体制を確立し、ツール導入やモニタリング体制を整備することで、効率的なクラウドシステム運用が可能になります。
AWSコストの可視化や配分による適切なコスト管理を実施し、各アカウントの利用コストを正確に把握・分析し、最適化を図りましょう。大規模な企業では、人的リソースの不足がクラウド化の進行を妨げることがあるため、リソース不足を解消するための対策を講じる必要があります。
AWSのツールを活用して、AWSコストとログを一元的に管理し、コストの可視化や配分を容易に行うことが推奨されます。
おわりに
リモートワークにおけるコミュニケーション不足や業務効率化といった課題に対し、クラウドシステムの活用やワークフローの自動化が有効な解決策となることをご紹介しました。
Hakkyでは、お客様のデータ活用を支援し、ビジネスの加速をサポートいたします。データ活用に関するお悩みや課題がございましたら、ぜひお気軽にご相談ください。お客様の課題解決に繋がる活用方法をご提案いたします。
