執筆者：Hakky AI
【時短術】ChatGPTで議事録作成｜AI活用で50%時間削減
- AI議事録ツールは、会議の効率化、コスト削減、精度向上に貢献します。
- ChatGPTは、プロンプトを工夫することで、議事録作成を効率化できます。
- AI議事録ツールは、グローバル化と業務改善に貢献すると予想されます。
はじめに
会議の議事録作成は、時間と労力を要する作業です。しかし、AI議事録ツールを活用することで、このプロセスを大幅に効率化できます。
特に、ChatGPTのような自然言語処理技術を用いたツールは、リアルタイムでの文字起こしや自動要約を可能にし、議事録作成の負担を軽減します。
本記事では、AI議事録ツールの基本機能から、ChatGPTの効果的な活用方法、導入効果の測定、ツール選択のポイントまでを解説します。AI技術を最大限に活用し、会議の効率化を目指しましょう。
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議事録作成の課題とAI活用の必要性
このセクションでは、従来の手作業による議事録作成における課題を明確にし、AI技術を活用することによって、これらの課題をどのように解決できるのかを解説します。
手作業による議事録作成の限界
手作業での議事録作成は、多くの時間と労力を必要とするだけでなく、集中力の維持が難しいという課題があります。議事録作成に費やす平均時間は約50.4分とされ、年間では320時間に達することもあります。
会議中、議論の内容に集中できず、議事録作成に時間を要するケースが少なくありません。特に若手やZ世代からは、議論内容への集中が困難であるという声が多く聞かれます。
また、議事録作成にはスピードが求められるため、正確性に欠けるリスクも伴います。時間的な制約から、議事録作成を負担に感じる人も少なくなく、上司の8割以上が部下に議事録作成を依頼している現状があります。
これにより、担当者は本来の業務との両立が難しく、人的コストの増加にも繋がります。集中力低下、時間的制約、人的コストという3つの課題が、手作業による議事録作成の限界を示しています。
これらの課題を解決するためには、AI議事録ツールの導入が有効な手段となります。AIツールを活用することで、議事録作成にかかる時間と労力を大幅に削減し、より効率的な会議運営が可能になります。
AI議事録ツール導入のメリット
AI議事録ツールを導入することで、議事録作成の効率化、コスト削減、精度の向上が期待できます。AIはリアルタイムで音声をテキストに変換し、重要なポイントを自動で要約することが可能です。
これにより、手作業による議事録作成にかかっていた時間を大幅に短縮できます。例えば、AIを使用しない場合、議事録作成に平均50.4分かかるところを、AIの導入によって30分程度に短縮できる可能性があります。
また、AI技術を利用することで、手動作業の60%以上を自動化できるため、人件費の削減にも繋がります。さらに、AIは客観的なデータに基づいて議事録を作成するため、人的ミスや主観による偏りを防ぐことができます。
AIによる録音&文字起こしサービスは、会議内容の正確な記録を可能にし、後からの確認や分析にも役立ちます。AI議事録ツールは、会議の効率化だけでなく、企業のコスト削減や業務改善にも大きく貢献するでしょう。
これらのメリットを最大限に活用することで、企業はより戦略的な業務にリソースを集中させることが可能になります。
AI議事録ツールの基本機能と活用方法
AI議事録ツールは、会議の効率化に不可欠な存在となりつつあり、その主要機能と会議の種類や目的に合わせた活用方法について解説します。
リアルタイム文字起こし機能
AI議事録ツールのリアルタイム文字起こし機能は、会議中に話された内容を即座にテキストデータに変換する機能です。この機能は、手動でのメモ取り作業を大幅に削減し、参加者が会議の内容に集中できる環境を提供します。
発言者識別機能と連携することで、誰がいつ何を発言したのかを明確に記録し、議事録作成の精度と効率を向上させます。例えば、多人数が参加する会議でも、発言者の名前が自動的に記録されるため、後から内容を整理する手間が省けます。
東京ドームでは、AI議事録ツール「スマート書記」の導入により、議事録作成時間を最大6時間から50%削減することに成功しました。また、タイムスタンプ機能を利用すれば、特定の議題や発言があった時点をすぐに特定でき、議論のポイントを効率的に把握できます。
さらに、リアルタイム文字起こし機能は、聴覚に障がいのある方や、会議に集中したい参加者にとって、非常に有効なサポートツールとなります。会議後には、テキスト化された議事録を編集し、共有することで、情報伝達の迅速化と透明性の向上に貢献します。このように、リアルタイム文字起こし機能は、会議の効率化だけでなく、参加者全員にとって有益な機能と言えるでしょう。
自動要約機能
AI議事録ツールの自動要約機能は、会議の内容をAIが解析し、重要なポイントを抽出して要約する機能です。この機能により、会議後に議事録全体を読み返す手間を大幅に削減し、短時間で会議の概要を把握できます。
AIは、キーワード抽出や感情分析などの技術を活用し、会議の主要なテーマや決定事項、参加者の意見などを的確に捉えます。例えば、会議で頻繁に登場する単語やフレーズをキーワードとして抽出し、それらを中心に要約文を生成します。
また、発言の感情を分析することで、議論が白熱した箇所や合意に至ったポイントなどを特定し、要約に反映させることが可能です。自動要約機能は、会議の目的や種類に応じて、要約のスタイルを調整できる場合があります。
例えば、決定事項やタスクを中心にまとめる、議論の背景や理由を含めて詳細に要約するなど、ニーズに合わせたカスタマイズが可能です。さらに、自動要約された議事録は、チームメンバーとの情報共有や、後日の会議での振り返り資料として活用できます。このように、自動要約機能は、会議の効率化だけでなく、情報共有の促進にも貢献する重要な機能と言えるでしょう。
編集・共有機能
AI議事録ツールの編集・共有機能は、テキスト化された議事録を修正したり、コメントを追加したり、チームメンバーと共有したりするための機能です。この機能により、議事録の精度を高め、情報共有をスムーズに行うことができます。
テキストの修正機能では、誤字脱字の修正や表現の変更など、必要に応じて議事録の内容を編集できます。また、コメント追加機能を利用すれば、特定の箇所に対する意見や補足情報を追記することが可能です。
例えば、決定事項に対する背景情報や、今後のアクションプランなどをコメントとして追加することで、議事録の理解を深めることができます。共有機能では、作成した議事録をチームメンバーや関係者と簡単に共有できます。
共有方法は、メール送信、クラウドストレージへのアップロード、専用の共有プラットフォームなど、ツールによって異なります。また、共有範囲を設定することで、機密性の高い情報を保護することも可能です。
さらに、編集・共有機能は、議事録の共同編集を可能にする場合があります。複数人で同時に議事録を編集することで、より迅速かつ正確な議事録を作成できます。このように、編集・共有機能は、議事録の品質向上と情報共有の効率化に貢献する不可欠な機能と言えるでしょう。
ChatGPTを活用した議事録作成のステップ
ChatGPTを活用することで、議事録作成プロセスを効率化できます。ここでは、ChatGPTを最大限に活用するための具体的な手順と、効果的なプロンプトの作成方法について解説します。
ChatGPTへの効果的なプロンプト
ChatGPTで質の高い議事録を作成するには、プロンプトが重要です。まず、会議の目的を明確に伝えましょう。例えば、「〇〇プロジェクトの進捗会議」のように具体的に記述します。
次に、参加者情報を提供します。参加者の役割や名前を伝えることで、AIは発言者を特定しやすくなります。期待する要約の形式やポイントも指定しましょう。「決定事項を箇条書きでまとめる」「課題点と今後のアクションを抽出する」など、具体的な指示を与えることで、より目的に合った議事録が生成されます。
プロンプトの例として、「〇〇会議の議事録を作成してください。参加者はA、B、Cです。決定事項、課題点、今後のアクションを箇条書きでまとめてください」といった指示が有効です。これらの情報を加えることで、ChatGPTはより精度の高い議事録を作成できます。
ChatGPTによる議事録の生成
会議の録音データや文字起こしテキストを準備したら、ChatGPTに入力します。テキストデータをそのままコピー＆ペーストするか、ファイルとしてアップロードします。
AIが議事録を生成したら、内容を確認し、必要に応じて修正を行います。特に、専門用語や固有名詞の誤変換に注意しましょう。例えば、「〇〇株式会社」が「××会社」と認識されている場合は修正が必要です。
また、AIが生成した議事録は、あくまで下書きとして捉え、最終的な確認は必ず人が行うようにしてください。重要な決定事項や発言者の意図が正確に反映されているかを確認し、必要に応じて加筆・修正を行います。このプロセスを経ることで、より正確で信頼性の高い議事録が完成します。
議事録の共有とフィードバック
ChatGPTで生成した議事録は、チームメンバーと共有し、フィードバックを収集しましょう。共有方法は、メールでWordやGoogleドキュメントなどの形式で送付したり、社内共有のクラウドストレージにアップロードするなどがあります。
フィードバックを求める際は、具体的な質問を投げかけると効果的です。例えば、「決定事項に漏れはないか」「表現が不明確な箇所はないか」といった質問をすることで、建設的な意見が集まりやすくなります。
収集したフィードバックは、議事録の修正に役立てるだけでなく、今後のAI活用におけるプロンプト改善にも繋がります。チーム全体で議事録の質を高める意識を持つことが、AI議事録ツール導入の効果を最大化する鍵となります。
AI議事録ツール導入の効果測定と改善
AI議事録ツールを導入した後、その効果を正確に測定し、改善点を特定することは、さらなる効率化に不可欠です。時間短縮、コスト削減、精度向上という3つの主要な側面から、具体的な測定方法と改善策を解説します。
時間短縮効果の測定
AI議事録ツール導入による時間短縮効果を測定するには、導入前後の議事録作成時間を比較することが重要です。例えば、スマート書記の導入事例では、経営会議の議事録作成時間が50%削減されています。
具体的な手順としては、まず、AIツール導入前の平均議事録作成時間を記録します。次に、AIツール導入後の議事録作成時間を同様に記録し、両者を比較します。削減された時間を具体的な数値で把握することで、AIツールの効果を定量的に評価できます。
削減された時間を他の重要な業務に充てることで、組織全体の生産性向上に繋がります。遠州鉄道株式会社の事例では、新卒採用面接における作業時間が約1/4に短縮されました。このように、具体的な数値で効果を把握することが、導入の正当性を裏付ける上で重要です。
| 事例 | 削減効果 |
|---|---|
| スマート書記の導入事例 | 経営会議の議事録作成時間が50%削減 |
| 遠州鉄道株式会社の事例 | 新卒採用面接における作業時間が約1/4に短縮 |
コスト削減効果の評価
AI議事録ツールの導入は、外注費や人件費の削減に大きく貢献します。コスト削減効果を評価するためには、まず、AIツール導入前後の議事録作成にかかる総コストを算出します。これには、外注費、人件費、その他の関連費用が含まれます。
次に、AIツール導入後の総コストを同様に算出し、両者を比較します。例えば、AI議事録ツール内で作成した議事録を第三者に共有することで、確認工数を削減し、管理コストを大幅に削減できます。また、特定のキーワードをタグ付けしてタスクを自動で振り分けることで、タスク管理を効率化します。
長期的なコストメリットを検証することも重要です。初期投資費用を回収できる期間や、継続的なコスト削減効果を見込むことで、AIツール導入の経済的な合理性を評価できます。
精度向上の検証
AI議事録ツールの精度向上効果を検証するには、AIが生成した議事録の精度を評価する必要があります。具体的には、AIがテキスト化した議事録と、実際の会議内容を比較し、誤字脱字や認識違いの箇所を特定します。
AI議事録ツールは90%以上の精度で議事録を自動作成できると報告されていますが、完璧ではありません。修正箇所や改善点を分析することで、AIの弱点を把握し、より精度の高い議事録作成を目指すことができます。
例えば、特定の専門用語や固有名詞の認識精度が低い場合は、AIにこれらの単語を学習させることで、精度を向上させることができます。また、会議の音質や参加者の発言速度なども精度に影響するため、これらの要因を最適化することも重要です。定期的な精度検証と改善を通じて、AI議事録ツールの効果を最大限に引き出すことができます。
| 評価項目 | 内容 |
|---|---|
| AI議事録ツールの精度 | 90%以上の精度で議事録を自動作成可能 |
| 精度向上のための対策 | 特定の専門用語や固有名詞をAIに学習させる |
AI議事録ツール選択のポイントと注意点
AI議事録ツールを選ぶ際には、機能、価格、セキュリティ、サポート体制を考慮し、自社のニーズに合ったツールを選びましょう。導入時の注意点とリスク管理についても解説します。
機能と価格のバランス
AI議事録ツールを選ぶ際、必要な機能を洗い出し、優先順位をつけることが重要です。まず、自社の会議規模や頻度、参加人数などを考慮し、必要な機能を明確にします。例えば、多言語対応が必要か、特定のWeb会議ツールとの連携が必須かなどを検討します。
次に、各ツールの機能一覧を比較し、必要な機能が搭載されているかを確認します。この際、無料トライアルを活用して、実際に使用感を試すことがおすすめです。機能の優先順位付けが終わったら、予算内で最適なツールを選びます。料金プランは、月額料金、年額料金、従量課金など様々です。長期的な利用を考えると、年額料金の方が割安になる場合があります。
また、無料プランや無料トライアル期間中に、機能制限や利用制限がないかを確認しましょう。例えば、無料プランでは文字起こし時間が制限されている場合があります。価格だけでなく、機能と合わせてコストパフォーマンスを評価することが重要です。
AI議事録ツールは、会議の効率化に大きく貢献しますが、過剰な機能は不要なコスト増につながる可能性があります。必要な機能を見極め、予算内で最大限の効果を発揮できるツールを選びましょう。例えば、小規模な会議が多い場合は、シンプルな機能に特化した安価なツールでも十分な場合があります。一方、大規模な会議や多言語対応が必要な場合は、高機能なツールを選ぶ必要があります。重要なのは、自社のニーズに合った最適なバランスを見つけることです。
AI議事録ツールを導入する際は、機能と価格のバランスを慎重に検討し、最適なツールを選びましょう。
セキュリティ対策
AI議事録ツールを導入する際、セキュリティ対策は非常に重要なポイントです。会議の内容には、機密情報や個人情報が含まれることが多いため、情報漏洩のリスクを最小限に抑える必要があります。まず、データ暗号化の有無を確認しましょう。通信時だけでなく、保存時にもデータが暗号化されていることが望ましいです。
次に、アクセス制限の設定を確認します。役職や部署に応じて、アクセスできるユーザーを制限できる機能があると、より安全に情報を管理できます。また、二段階認証やIPアドレス制限などの機能も、セキュリティ強化に役立ちます。
AI議事録ツールを提供する事業者のセキュリティ認証も確認しましょう。ISO27001やSOC2などの認証を取得している事業者は、一定のセキュリティ水準を満たしていると判断できます。
さらに、プライバシーポリシーや利用規約をよく読み、データの取り扱いについて確認することも重要です。会議データの保存場所や保存期間、第三者への提供の有無などを確認しましょう。セキュリティ対策が不十分なツールを導入すると、情報漏洩のリスクが高まり、企業の信頼を損なう可能性があります。
AI議事録ツールを選ぶ際は、セキュリティ対策を最優先事項として考慮し、信頼できる事業者を選びましょう。例えば、金融機関や官公庁など、特にセキュリティが求められる業界では、厳格なセキュリティ基準を満たしたツールを選ぶ必要があります。
AI議事録ツールを安全に活用するために、定期的なセキュリティアップデートや従業員へのセキュリティ教育も重要です。
| セキュリティ対策 | 確認事項 |
|---|---|
| データ暗号化 | 通信時と保存時の暗号化有無 |
| アクセス制限 | 役職や部署に応じた制限機能 |
| セキュリティ認証 | ISO27001やSOC2などの取得状況 |
| プライバシーポリシーと利用規約 | データの保存場所、保存期間、 第三者への提供の有無 |
AI議事録ツールを選ぶ際は、データ暗号化、アクセス制限、セキュリティ認証を確認し、安全なツールを選びましょう。
サポート体制
AI議事録ツールを導入する際、導入後のサポート体制も重要なポイントです。導入初期には、操作方法や設定方法など、不明な点が多く発生する可能性があります。そのため、充実したサポート体制が整っているツールを選ぶことが重要です。
まず、公式サポートの有無を確認しましょう。電話、メール、チャットなど、複数のサポートチャネルがあると便利です。また、FAQやヘルプドキュメントが充実していると、自己解決できる場合もあります。
次に、トラブル発生時の対応について確認します。対応時間や対応範囲、対応言語などを確認しましょう。特に、海外のツールを導入する場合は、日本語でのサポートが受けられるかを確認することが重要です。
また、ソフトウェアのアップデートについても確認しましょう。定期的なアップデートは、セキュリティ対策や新機能の追加に不可欠です。アップデートの頻度や内容、アップデート方法などを確認しましょう。AI議事録ツールは、常に進化しているため、最新の状態に保つことが重要です。
サポート体制が不十分なツールを導入すると、トラブル発生時に対応が遅れ、業務に支障をきたす可能性があります。AI議事録ツールを選ぶ際は、サポート体制を十分に確認し、安心して利用できるツールを選びましょう。例えば、導入支援サービスやトレーニングプログラムを提供している事業者もあります。これらのサービスを活用することで、スムーズにツールを導入し、効果的に活用することができます。
AI議事録ツールを選ぶ際は、公式サポート、トラブル対応、ソフトウェアアップデートを確認し、安心して利用できるツールを選びましょう。
AI議事録ツールの将来展望と進化
AI議事録ツールは、自然言語処理技術の進化、多言語対応、そして議事録データの活用により、今後も進化を続けると予想されます。これらの進化は、会議の効率化だけでなく、グローバルコミュニケーションの促進や業務改善にも貢献するでしょう。
自然言語処理技術の進化
自然言語処理（NLP）技術の進化は、AI議事録ツールの精度と機能性を飛躍的に向上させます。例えば、OpenAIのGPT-3やLINEのLLMといった大規模言語モデルの発展により、専門用語や企業特有の言い回しをより正確に認識できるようになります。
これにより、議事録のテキスト化精度が向上し、より自然で人間らしい議事録の生成が可能です。さらに、発言者の感情やトーンを解析する機能が高度化し、会議の雰囲気や重要度を自動的に評価できるようになるでしょう。感情分析の精度向上は、会議の内容理解を深め、重要なポイントを抽出するのに役立ちます。
例えば、AIが発言者の感情を検出し、ポジティブな意見とネガティブな意見を区別することで、議論の方向性を把握しやすくなります。また、意図解釈の高度化により、発言の真意をより正確に理解し、誤解を防ぐことが可能になります。
多言語対応とグローバル化
AI議事録ツールの多言語対応は、グローバル化が進む現代において不可欠な要素です。tl;dvやAI GIJIROKUのように、30カ国語以上に対応したツールが登場しており、国際会議や多国籍チームでの協働を支援しています。
リアルタイム翻訳機能の強化により、異なる言語を話す参加者間でのコミュニケーションが円滑に進むようになります。例えば、日本語で行われた会議が、同時に英語、フランス語、中国語などに翻訳され、参加者全員が自分の言語で内容を理解できるようになります。
これにより、言語の壁を超えたグローバルコミュニケーションが促進され、国際的なビジネスシーンでの効率化が期待できます。また、「AI議事録取れる君」のように、Microsoft TeamsやZoomなどのオンライン会議ツールとの連携が進むことで、場所や言語にとらわれない会議の実現に貢献します。
議事録データの活用
AI議事録ツールで生成された議事録データは、単なる記録としてだけでなく、様々な形で活用できます。過去の議事録データを分析することで、会議の傾向や議題の変遷を把握し、業務改善に役立てることが可能です。
例えば、特定のキーワードが頻繁に登場する会議を分析することで、組織内の課題や関心事を特定できます。また、議事録データをナレッジマネジメントに活用することで、組織全体の知識共有を促進し、従業員のスキルアップや業務効率化に貢献します。
AI Marketの事例のように、AIを活用した議事録サービスを手軽に導入できるようになったことで、中小企業でも議事録データの活用が進むと予想されます。さらに、議事録データを活用して、新入社員の研修や教育プログラムを効率化することも可能です。
| 活用 | 内容 | 効果 |
|---|---|---|
| 過去の議事録データ分析 | 会議の傾向や議題の変遷を把握 | 業務改善 |
| ナレッジマネジメント | 組織全体の知識共有を促進 | 従業員のスキルアップや 業務効率化 |
| 新入社員の研修や教育プログラム | 議事録データを活用 | 効率化 |
おわりに
AI議事録ツールを活用することで、議事録作成の時間を大幅に短縮し、業務効率を向上させることが可能です。会議内容の要約や重要なポイントの抽出を自動化することで、チームの情報共有が円滑に進み、より創造的な業務に集中できるようになります。
Hakkyでは、お客様の課題に合わせた機械学習プロダクト開発支援を提供しています。ぜひ一度ご相談ください。
